図面管理Excelの使い方

1. 案件ごとにファイルを保存する

無料版をダウンロードし、「案件名_図面管理.xlsx」などの名前で保存します。「使い方・記入例」シートを見ながら、空欄の「図面管理」シートに入力します。

2. 1行に1つの版・修正依頼を入力する

管理IDはREQ-001など、行を識別できる重複しない番号にします。同じ図面番号でも、版が変わったり、新しい修正依頼が来たりしたときは新しい行を作ります。「版」はA、B、0など、実際の図面表記を使います。

修正内容、担当者、承認者と期限を入力します。期限・承認日は「2026/10/07」のようにExcelの日付で入力してください。

3. 状態を選び、承認日を記録する

承認者とのやり取り自体はメールや社内システムなどで行い、結果を台帳に記録します。

4. フィルターで必要な行を探す

表の見出しにあるフィルターを使い、担当者・承認者・状態を絞り込みます。並べ替える際は、表全体を対象にしてください。1列だけを並べ替えると図面と担当者の対応が崩れます。

5. 有料版の集計と期限表示を読む

登録件数・承認済・未完了の集計は図面番号のある行を対象にします。未完了には状態未入力の行も含み、承認済・取消を除きます。期限超過・3日以内は期限確認列、入力要確認は入力確認列の表示から集計します。

承認済は「完了」、取消は「取消」と表示します。そのほかの状態では、期限が判定日より前なら「期限超過」、判定日から3日後までなら「3日以内」、それより先なら「余裕あり」です。期限が空欄なら「期限未設定」、日付でなければ「期限を日付で入力」です。

入力確認では管理ID、図面番号、図面名、版、担当者、承認者、状態の未入力、管理IDの重複、状態の選択肢外の値、承認済で承認日がないケースを確認します。すべての入力誤りを検知するものではありません。

黄の欄は入力用、青の欄は自動計算用です。「期限確認」「入力確認」と上部の集計式は上書きせず、初期200行の範囲で使ってください。

6. 更新前のファイルを残す

定期的に別名保存で控えを残します。複数人が編集する場合は、担当者と保存場所を決め、同時編集による競合を確認してください。